ЭДО: русские пословицы и поговорки как зеркало ИТ-рынка

Сапожник без сапог

По данным исследования, проведенного рабочей группой по ЭДО при комиссии АПКИТ по импорту и дистрибуции, даже у самых успешных в вопросах подключения партнеров к системам ЭДО дистрибьюторов, объем заказов, документы по которым идут через ЭДО, в 2019 г. не превышал 30%. И это при том, что подключение контрагентов (с разной степенью активности) дистрибьюторы ведут аж с 2016 г.

Отсутствие у партнеров желания перестать пересылать бумажки и начать пользоваться электронными системами документооборота доставляет поставщикам реальные проблемы. И потеря бумажных документов при пересылке обычной почтой – только одна из них.

В то же время, как видно из отчета, партнеры второго уровня не торопятся внедрять у себя системы электронного документооборота. И вовсе не потому, что не знают, как это лучше сделать. С «бумагой» продолжают работать даже те, кто уже имеет опыт внедрения систем ЭДО у клиентов. Вот что рассказал на условиях анонимности представитель одной из региональных компаний.

«Электронный документооборот используем около двух лет, но в настоящее время только принимаем документы от контрагентов, сами не транслируем. В следующем году планируем наладить полноценный обмен. Вообще вопрос оказался достаточно болезненным для нашей компании. Через несколько итераций мы дошли до интервьюирования главного бухгалтера, который с неохотой и выдал нам вышеописанную информацию. Проблемы с бумажным документооборотом на данный момент, конечно же, есть: потеря документов, неполучение, дублирование и т.д. Поэтому мы понимаем, что с одной стороны, уже надо бы наш ЭДО сделать полноценным, но с другой – сделать это можно только после того, как пройдет полномасштабная перестройка внутренних бизнес-процессов. Мы же как интеграторы уже имеем опыт внедрения систем ЭДО у заказчиков, у нас есть необходимые компетенции для этого, прямые и успешные контакты с разработчиками. И мы понимаем, что никакие внешние факторы не смогут нас сподвигнуть на это (речь-то идет не просто о том, чтобы наладить обмен документами, например, с дистрибьюторами, а о настройке нашего документооборота в целом). Поэтому пока к внедрению ЭДО мы идем медленно, но концептуально обдуманно, чтобы внедрение сразу, без последующих „допилов“, вписалось в общую автоматизированную систему управления бизнесом».

Итак, получается, что сапожнику хоть и холодно зимой в лаптях ходить, но на то, чтобы себе сапоги справить, пока ни кожи, ни меха нет, да и времени на пошив он тоже никак выкроить не может. При этом, как отмечается в упомянутом выше исследовании, нет никакой закономерности в том, какие компании подключают или не подключают у себя ЭДО: ни по специализации партнеров, ни по их территориальному признаку. Через ЭДО работают и реселлеры, и ритейлеры, и интеграторы, как из Москвы и Санкт-Петербурга, так и из разных регионов.

Не буди лихо, пока оно тихо

Опрос представителей 12 дистрибьюторов (проведенный группой по ЭДО при комиссии АПКИТ по импорту и дистрибуции) показал, что существует как минимум три типа причин, по которым их контрагенты не подключаются к ЭДО:

1. Недостаточная информированность партнерских компаний (мало знают об ЭДО (особенно региональные компании), не видят смысла, опасения/страхи бухгалтеров и руководства, опасения претензий со стороны ФНС и других госорганов, отсутствие гарантий безопасности (в случае судебного разбирательства бумажные документы предпочтительнее и процедура работает быстрее)).

2. Техническая и/или организационная неготовность контрагентов. В большинстве случаев прежде, чем партнер подключится к ЭДО, ему необходимо провести много доработок и изменений в бизнес-процессах внутри компании. Далеко не все готовы к этим изменениям. Сюда же было отнесены: нежелание контрагента менять принципы документооборота внутри компании, нежелание смешивать бумажный и электронный документооборот, нахождение склада и бухгалтерии на разных территориях, удаленность друг от друга (в результате возникают внутренние проблемы в процедурах согласования и подписания документов), а также непонимание юридических тонкостей процесса перехода на ЭДО. Не спешат отказываться от «бумаги» и те компании, у которых пока еще небольшой процент «клиентской базы» работает с ЭДО.

Кроме того, участники опроса отметили, что в ряде случаев предложения по подключению ЭДО просто «теряются» внутри партнерских компаний, так как не всегда попадают к руководителю, который мог бы грамотно оценить преимущества перехода на электронный документооборот. Не меньше этого мешают данному процессу и возражения бухгалтерии, которые могут быть связаны как с тем, что бухгалтерию ведет «приходящий» специалист, который «...редко заглядывает в систему ЭДО», так и с боязнью штатных сотрудников, что за внедрением ЭДО последует оптимизация кадров.

По наблюдению дистрибьюторов, у части партнеров система ЭДО находится в процессе изучения/отладки/настроек с неясным прогнозом готовности. Есть среди дилеров и те, кто готов работать через ЭДО, но только с определенным набором документов (например, письма, акты сверки, акты ТОРГ-2, заявки), т.е. не с первичными бухгалтерскими документами. Кроме того, многие контрагенты переходят на ЭДО, только имея полный цикл взаимодействия по продаже, т.е. сначала должны быть EDI документы (PRICAT, DESADV, RECADV, ORDERS и т.п.), а потом уже УПД. При этом настройки EDI-документов не шаблонная, а значит, что это индивидуальная работа (с учетом требований и технических характеристик) с каждым клиентом. Если же обмен документами происходит с помощью роуминга, то эта цепочка усложняется в несколько раз, что приводит к дополнительным временным затратам как на доработку, так и на тестирование системы у всех заинтересованных сторон. В дополнение к этому некоторые контрагенты выдвигают требования к содержанию сведений в УПД, которые дистрибьютор не всегда может реализовать без существенных технических доработок в системе, поэтому переход на ЭДО растягивается на несколько месяцев, либо временно откладывается.

3. Работа с разными провайдерами (роуминг). Это проблема номер один, провайдеры очень сложно взаимодействуют друг с другом, логистика по настройке бывает очень длинной, на согласование уходит много времени. Из-за проблем с роумингом по итогу тестовых отправок принимается решение с контрагентом отложить вопрос перехода на ЭДО (правда, в последнее время такие проблемы случаются все реже). Не все провайдеры готовы обмениваться разными типами электронных документов.

Список причин, по которым партнеры второго уровня не подключают ЭДО, прямо скажем не маленький. Поэтому неудивительно, что большинство из них не торопятся «трогать лихо», пока оно не проснулось, т.е. то тех пор, когда без электронного документооборота будет уже не обойтись.

Дистрибьюторы тоже признают, что пока с внедрением ЭДО не все гладко <…> Дистрибьюторы абсолютно уверены, что партнерам все-таки стоит уже начинать серьезно думать о внедрении у себя системы ЭДО. Причем объясняют эту необходимость не только тем, что рано или поздно электронный документооборот станет обязательным в общении с контрагентами, но и преимуществами, которые эти системы привносят в жизнь и бизнес ИТ-компаний.

В компании MERLION (ЭДО был внедрен весной 2017 г.) отмечают: «Мы мотивируем партнеров работать через ЭДО, и в настоящий момент растет как число компаний, осуществляющих обмен документами без бумажных носителей, так и список типов этих документов. Так, например, доля отгрузок партнерам по ЭДО составляет 40%, и эта цифра постоянно растет. Очевидно, что сервис ЭДО – это инструмент, который позволяет существенно сократить различные издержки и повысить скорость и эффективность работы бэк-офисных подразделений. Одни только расходы на бумагу, печать, хранение и доставку можно сократить на 80%. Среди причин, по котором партнеры не хотят переходить на работу по ЭДО, мы выделяем две основные: нежелание нести новый тип расходов и недоверие к надежности существующих на рынке сервисов. Но это причины субъективные, и мы стараемся доносить до партнеров все преимущества и выгоды использования ЭДО. Например, объясняем, что речь идет не о внедрении дорогостоящего решения в традиционном понимании, а, по сути, о подключении к готовому сервису (с предварительно полученной электронной подписью). Платите только когда пользуетесь – в нашем предложении входящие документы бесплатны, а стоимость исходящих – несколько рублей за документ (зависит от тарифа). А еще ЭДО выгодно, так как часть капитальных расходов замещается на операционные».

У страха глаза велики

Но давно известно, что нельзя уговорить кого-то что-то сделать, обещая партнерам только пряники. Есть второй очень действенный инструмент – кнут. Синергия этих двух орудий стимулирования творит чудеса. Поэтому мы попросили дистрибьюторов рассказать не только о плюсах, которые ждут партнеров, подключившихся к ЭДО, но и о «страшилках» для тех, кто не хочет отказываться от бумажного документооборота.

И, по мнению представителей компании MERLION, главной для партнеров может стать «страшилка» проиграть конкуренцию из-за скорости своего бизнеса: «Тратить время и немалый бюджет на логистику бумажных документов в скором времени станет непозволительной роскошью».

Обсуждение «почему партнеры не подключают ЭДО и как изменить эту ситуацию» было бы неполным без мнения самих партнеров. Поэтому мы решили из первых уст узнать, в чем действительно лежат причины «невнедрения» ЭДО в ИТ-компаниях, и пригласили к разговору победителей рейтинга «25 лучших региональных ИТ-компаний» 2018 и 2019 гг.

Читать полную версию статьи.